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时间管理下的文档管理方法!——科研狗需要知道的十大高效经验(8)

数据时代,除了部分科研狗会青睐纸质感所带来的阅读享受,追求时间和效率(或者说为了省下资料费)大部分人会选择阅读电子版

刚刚起步的科研小白可能在对文档管理上需求不大,但日子久了,硬盘当中的文献、笔记、论文越来越多,有些专业的同学还会拍摄实验过程中的图片,而且一拍会拍很多张,且不说硬盘容量的问题,如果你某一天心血来潮想找到印象当中的一份文件或图片,在浩如烟海的资料当中一个个找想想都是会干到猴年马月的活儿。所以,从科研初期就培养出良好的整理文档、管理文档的习惯,可见其重要性。

InVisor芳老师觉得,哪怕人生会浪费三分之一的时间在寻寻觅觅上,也不要把这三分之一的时间全用在检索文件上,用它去找寻人生的另一半,它不香吗?(当然找不到另一半的也不要怪芳老师,可能你只是爱情的绝缘体~)

一套成熟的个人文件管理体系,能帮助大噶更容易查找文件、方便分享、妥善保存。只有在这样的体系下,才能言及提高效率,并且在关键时刻保护数据避免损失。

文件管理其实并不是件复杂的事情,但大噶在建立自己的文件管理方法上很容易误入歧途,然后明明刚开始建立的良好的文件档案,一个月之后又回归混乱,注定熵增,所以芳老师觉得这当中的一些技巧还是很值得大噶借鉴的。

文件归档

首先咱们来谈谈文件归档的问题。文件归档大致是两种思路:

  • InBox+归档。这一思路一般是在你接受到新文件,比如你从网上下载的论文文献,别人转给你的资料啊等等的时候会用到。所谓的InBox,就是在一个大箱子存放各种各样的未加工的东西,文件处理完毕后,按照文件类型、文件重要性等规则,各归各家,移动到相应的归档目录中。强迫症患者居家必备,每当把InBox清空后,简直比写出一篇论文来还要愉悦(作为资深强迫症的芳老师我强烈推崇!!)。
  • 生产+归档。另一思路,直接在各个分类目录中直接创建文件,在文件产生之时,就是分类归档状态。比如在你写论文的时候,不如就在子目录当中直接创建文档,一开始就要想好这篇论文它的家在何处,会给你之后的工作带来清晰的思路。

当然方法是死的,人是活的,具体要怎么运用这两种思维得看你自己的习惯,哪怕是两种结合使用也行,只要我们的最终目的——秩序整理达到了就行。

文件目录

建立目录的原则是:能少一级就少一级。一般子目录有个三级左右的目录就可以了。

人的精力是有限的,太过精细的文件分类反而提高了归档流程的复杂程度,也提高了查找文件流程的复杂程度。

首个大目录可以按照日常用电脑的场景进行大分类:工作(Work)、个人(Personal)、生活(Life)。这是芳老师觉得非常清晰的分类思路了,通过文件把你生活的不同角色给区分开,方面有效。同时你还要保证三个主要场景的文件数量不会过多(太多了不也是给你自己找麻烦吗),定期给文件进行归档(Archive)。像实验拍摄的照片,一开始肯定会很多,花点时间找出你觉得一定会在你论文中运用的十张左右的图片,删去其他不重要的就行,留着也是占空间。而某些历史较为久远的、并且你判断你之后一定不会使用到的资料,也果断删去吧,就算舍不得,也可以买个移动硬盘存着,在电脑上的永远都是你最近一两年会频繁使用到的。

之后目录的细分芳老师觉得可以遵循两条基础原则:

  • 通用性:除非你思维结构异于常人,否则还是根据符合大众的认知来建设目录吧。
  • 可扩展性:即使是同一个人每个阶段的兴趣爱好、学习计划等等都不尽相同。目录结构必须能够随时扩展,以适应新的需求。

首先,通用性无非就是符合人类的思维逻辑,而我们人类通常的逻辑大致有:

  1. 分析与综合;
  2. 分类与比较;
  3. 归纳与演绎;
  4. 抽象与概况。

其中分类和归纳是建立目录最直接的逻辑,而这其实有一个小方法:MECE分析法(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)

“相互独立,完全穷尽”包含两层含义:同一维度上区分明确、不互相重叠;分类尽量做到全面、周密、详尽。

一开始“完全穷尽”是很难做到的,第一你的思路不一定能想到那么多,第二你初期搜集的材料也不多,没必要事先建立那么多子目录。这就跟芳老师刚刚所说的“可扩展性”相结合了,你初期所建立的子目录一定要保持相互独立性,就像数学当中一个集合下的真子集一样互不包含。保持独立性的目录在以后纳入新文件的时候可以拓展新的子目录,每种文件都有自己相对更突出的属性,各个文件不会出现不知道放哪儿的情况,你的检索也会变得方便很多。

需要注意的是,InBox也不一定是一个临时文件的大杂烩,它也可以有不同的分类,比如下载量很多的可以单独建立一个InBox,桌面也可以建一个临时InBox,最近使用的文件都可以放进这里。

文件命名

不给文件命个名,它是没有生命的。

比如一个文件名:&7344#3eo5f.JPG,你在给它归档的时候不给它重新命个名,鬼知道它是你实验拍摄的截图呢还是你偷偷留的小黄图呢,日后你想找到它光凭名字怎么可能找到它呢?

小黄图当然指的是这个辣

命名也是有一定规范的:

  • 你文件必须是唯一的吧,这个叫张三,那个也叫张三,它们互相能有什么直接的区别呢?
  • 你文件命名必须遵守一定规律吧,图片你用一种命名方法,文档又用另一种命名方法,“多情”的人最后是没有好果子吃滴!(通常命名格式:人物+事件+地点+时间+描述+序列号+关键词已经可以精确分类绝大多数的文件了)
  • 如果是从别人那儿转来的文件,最好还是原封不动吧,因为说不定别人需要使用这一文件的时候,你又找不着就太费事了,两人共同的文件应该服务于方便协同工作这一原则。

文件容灾

有些人有些背,指不定哪天电脑GG,所有文件都如泥牛入海一般见阎王爷去了。而容灾就是对文件上保险,比如文件的存档和资料数据的保存、备份,并且通过部署,在“意外”出现后,能迅速恢复。

也并不是所有文件都需要容灾管理,毕竟硬盘容量也是一项宝贵的资源,所以把宝贵的资源留给宝贵的文件才是管理首选。

那些重要的、独一无二的个人照片及视频,文章及素材、笔记及日记,至少找三个地点存着:电脑硬盘,移动硬盘,云盘。正所谓鸡蛋不能都放一个篮子里,分摊储存风险小,想三个地点都崩掉的可能性几乎是亿分之一(这一方法很多计算机专业的同学都有这样的习惯哦~)。

那些虽然重要但不是你一个人独有的:比如你和你科研同事共有的资料等等,两人资料都丢失的可能性也很小,但一样要找好存储地点同步备份,保证万无一失嘛~

不重要的、日后也可以从其他地方获取的:音乐、电影、软件等等就没必要用移动硬盘或者云盘存储了,即使丢失也能重新找回,何必费这力呢?

总之,挑选容灾方法要考虑到文件的丢失代价、资源配置等问题,选择适当的方法合理规避风险才是我们智慧的科研狗们的“未雨绸缪”的最好体现!!

都说到这儿了,InVisor学术科研的芳老师不妨推荐几个好用的个人文档管理的软件吧:

  • 论搜索软件,Listary真的超强超管用!!即时搜索(速度远超Window自带的文件搜索)、无需打开软件即可搜索、直接显示结果。芳老师就喜欢这种直来直去的软件!!
  • PKM同样是搜索用的,但如果部分人更青睐复习,那这款软件最“魔幻”的就是支持遗忘复习曲线对文档进行温习,期末考担忧党必备!!
  • 如果你觉得自己的桌面太混乱了,不妨用用Fences,四象限法清晰地整理你的桌面文件,简直是效率神器。

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最后最后,希望各位可以赞同,点赞,收藏和评论哦~感谢感谢感谢!!如果你对于有学术科研有任何想法的话,非常欢迎来狂撩芳老师哟~(一般人不会告诉他的客服微信:invisor003 )❤️❤️

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